Maximizando resultados: la inteligencia artificial como aliada de la PMO
Una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) representa una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos (Project Management Institute [PMI], 2021). La PMO se caracteriza por ser un habilitador organizacional que nos permite conectar la estrategia con la ejecución mediante procedimientos y buenas prácticas en dirección de proyectos. Ante un entorno cambiante y complejo, donde la tecnología evoluciona día a día, es importante que los miembros de la PMO adquieran conocimiento y experiencia en herramientas de inteligencia artificial para optimizar sus actividades diarias y enfocarse en servicios que agreguen valor logrando una ventaja competitiva sostenible.
La integración de la tecnología, incluida la inteligencia artificial, ha mejorado significativamente las prácticas de gestión de proyectos al aumentar la eficiencia y la previsibilidad (Savio y Dewan, 2023). En su investigación, Savio y Dewan (2023) enfatizan la importancia de la automatización y el software en la gestión de proyectos. Los autores destacan a la inteligencia artificial como una tecnología emergente y prominente que ofrece soluciones avanzadas para diversas industrias y organizaciones. Hoy en día, se busca que la PMO del futuro pueda salir de su zona de confort y llevar la gestión de proyectos a un nuevo nivel brindando herramientas avanzadas para enfrentar a los desafíos que presentan las organizaciones.
La inteligencia artificial (IA) ha impactado significativamente en la gestión de proyectos al revolucionar los métodos tradicionales y mejorar las capacidades humanas (Zia et al., 2024). En un contexto empresarial cada vez más competitivo y enfocado en la tecnología, las PMOs deben evolucionar constantemente para incorporar nuevas metodologías, prácticas y herramientas que mejoren su eficiencia y efectividad con el objetivo de hacer sostenible su percepción de valor y convertirse en una entidad que simplifique sus actividades operativas y se enfoque con mayor énfasis en lo estratégico.
La IA no es un tema nuevo; no obstante, recientemente ha obtenido una especial popularidad al socializar diversas herramientas prácticas que podemos incorporar en nuestra vida diaria. Se ha demostrado que la IA es una herramienta transformadora en diversos ámbitos y la dirección de proyectos no es la excepción. La integración de la IA en la gestión de proyectos de ingeniería ha ganado un impulso significativo debido a las complejidades y dinámicas de los datos del proyecto (Gao et al., 2022).
En su investigación, Taboada et al. (2023) profundizan en la integración de la inteligencia artificial en la gestión de proyectos mediante una revisión exhaustiva de la literatura existente. El estudio destaca la utilización de metodologías de IA en varios aspectos del desempeño de la gestión de proyectos, lo que evidencia un panorama en evolución de las prácticas de gestión de proyectos habilitadas por IA.
La IA ofrece muchos beneficios que nos permiten mejorar las prácticas de las PMO, desde la evaluación, inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control hasta el cierre. Algunos beneficios son los siguientes:
- Mejora la planificación y proyecciones: al analizar datos históricos con algoritmos avanzados, se pueden identificar patrones y predecir riesgos para estrategias de mitigación efectivas.
- Automatiza tareas repetitivas: al automatizar tareas rutinarias en la gestión de proyectos como la generación de informes y el seguimiento del progreso, se mejora la eficiencia. Esto permite que los project managers se liberen y se puedan enfocar en actividades más estratégicas.
- Realiza análisis predictivo y ayuda a gestionar riesgos: mediante el análisis predictivo con datos en tiempo real para anticipar problemas y desviaciones en proyectos, se pueden tomar decisiones proactivas y mitigar riesgos.
- Optimización de recursos: mediante el análisis de datos de disponibilidad y rendimiento, se puede mejorar la productividad y reducir costos en la gestión de proyectos.
- Soporte para la toma de decisiones estratégicas: al proporcionar análisis detallados y acceso a datos en tiempo real, se toman decisiones informadas. Esto mejora la precisión y la efectividad en la gestión de proyectos.
La integración de la inteligencia artificial en los proyectos puede mejorar significativamente la precisión en la planificación de proyectos, la eficiencia, la seguridad y la conservación de recursos (Al-Asadi et al., 2023). En su investigación, Al-Asadi et al. (2023) enfatizan la importancia de utilizar la inteligencia artificial en las diversas etapas del proyecto para mitigar costos, errores y restricciones de tiempo, lo que permite alinearse con el concepto de desarrollo sostenible en proyectos.
Recientemente, el PMI lanzó al mercado PMI Infinity, copiloto/asistente impulsado por IA del gerente de proyectos moderno que aprovecha fuentes generadas y examinadas por la comunidad global de profesionales de PMI. Esta herramienta permite a los practicantes en gestión de proyectos aumentar su base de conocimiento, así como reforzar y validar su comprensión en temas complejos, sin duda un aliado clave en este camino.
Si bien es cierto que la IA brinda numerosos beneficios a las PMOs, debemos saber que su implementación también enfrenta algunos desafíos. Es importante considerar la inversión requerida para adquirir estas herramientas, la capacitación y la gestión del cambio. Como toda implementación, es necesario adaptarnos a nuevos procesos y comunicar los cambios de manera efectiva para emprender el camino de la adaptación y poder obtener el máximo provecho de las capacidades de la IA. La PMO como principal impulsor de la IA debe ayudar a garantizar el uso transparente y ético, lo cual brinda confianza a los stakeholders y asegura el cumplimiento de los procedimientos, las normativas y las regulaciones existentes para un adecuado uso de esta.
En conclusión, se sugiere a las PMO evaluar la incorporación de la IA en su estrategia y catálogo de servicios actual, con el objetivo de identificar puntos a reforzar o aspectos donde sus capacidades puedan aportar valor. De igual manera, se debe tener en cuenta que para obtener el mayor provecho es importante una adecuada gestión de la integración de la IA considerando los desafíos a nivel técnico y ético para lograr que su adopción sea más orgánica y sin mayores obstáculos. Al implementar IA en nuestras PMOs marcaremos un hito importante a nivel organizacional, ya que su implementación evidencia que estamos avanzando en la dirección correcta hacia una gestión de proyectos más avanzada y lista para enfrentar a los desafíos del entorno organizacional moderno.
Referencias
Al-Asadi, L. S., Al-Juboori, H. A., & Fakhratov, M. A. (2023). Importance of Using Artificial Intelligence into Iraqi Construction Projects. E3S Web of Conferences, 457, 02012. https://doi.org/10.1051/e3sconf/202345702012
Gao, A., Guillao, N., & Zhou, Y. (2022). Modern engineering project management based on deep artificial intelligence technology. Atlantis Highlights in Social Sciences, Education and Humanities, 225-233. https://doi.org/10.2991/978-94-6463-044-2_30
Project Management Institute. (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (7th edition). https://www.pmi.org/explore/ai-in-project-management
Savio, R. D., & Dewan, B. (2023). Project Management Enhancement through Technology. Eximia, 12, 610-617. https://doi.org/10.47577/eximia.v12i1.406
Taboada, I., Daneshpajouh, A., Toledo, N., & De Vass, T. (2023). Artificial Intelligence Enabled Project Management: A Systematic Literature Review. Applied Sciences, 13(8), 5014. https://doi.org/10.3390/app13085014
Zia, M. T., Nadim, M., Khan, M. A., Akram, N., & Atta, F. (2024). The Role and Impact of Artificial Intelligence on Project Management. ABBDM, 4(2). https://doi.org/10.62019/abbdm.v4i02.160
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