La importancia de una adecuada integración de los sistemas de gestión para la mejora del desempeño de la organización
Introducción
El compromiso de la alta dirección representa un pilar esencial en el proceso de integración de los sistemas de gestión. La alta dirección debe encabezar este proceso, asegurando la asignación de recursos adecuados (financieros, materiales y humanos) y estableciendo una dirección estratégica clara. Esto es fundamental para alinear los esfuerzos de integración con los objetivos generales del negocio, fortalecer el compromiso organizacional y facilitar una implementación exitosa. Resultaría muy complicado llevar a cabo un proyecto de integración sin el apoyo de la alta dirección, dada la magnitud de las actividades involucradas, los cambios que pueden ocasionar y las funciones afectadas (AENOR, s. f.).
La integración de sistemas de gestión, con frecuencia, conlleva cambios significativos dentro de la organización. En este contexto, la alta dirección juega un papel fundamental en la gestión de dichos cambios; por ejemplo, tratar cualquier resistencia por parte de los empleados y promover una comunicación efectiva en toda la organización. El compromiso de los líderes de las organizaciones con el proceso de integración promueve una cultura de colaboración y mejora continua que incentiva a los empleados a adoptar los cambios y trabajar en busca de objetivos comunes (Ortiz Almario y Mosquera Mosquera, 2023). Los autores agregan que la participación de la alta dirección en revisiones periódicas permite realizar los ajustes necesarios y garantizar que el sistema esté alineado con los objetivos estratégicos de la organización.
Método de integración adecuado: adaptación estratégica a las necesidades organizacionales
La selección del método de integración más apropiado es esencial para maximizar la efectividad del proceso. Según Fernández et al. (2024), entre las metodologías de integración desarrolladas por organismos de normalización, se encuentran la UNE 66177, la PAS 99 y el IUMSS Handbook de ISO. La norma UNE 66177, elaborada por AENOR, ofrece directrices para la integración de sistemas de gestión de diversas índoles y proporciona tres niveles de integración (básico, avanzado y experto) que dependen de la madurez organizacional en la gestión por procesos (Asociación Española de Calidad, 2016). Por su parte, la PAS 99, “Public Access Specification” o especificación de acceso público en español, es una guía desarrollada por el Instituto Británico de Normalización (BSI) que establece un marco común para la integración de múltiples sistemas de gestión, fundamentándose en el ciclo PHVA y en la estructura de alto nivel de las normas ISO. Asimismo, el IUMSS Handbook de ISO, también conocido como “The Integrated Use of Management System Standards”, proporciona orientación acerca de la manera de integrar múltiples estándares de sistemas de gestión, reúne experiencia internacional derivada de casos de implementación de Sistemas Integrados de Gestión (SIG) en la industria e incluye recomendaciones sobre las mejores prácticas de integración (Organización Internacional de Normalización, 2018). Es importante destacar que las dos últimas alternativas no cuentan con traducción oficial al español y están disponibles únicamente en inglés.
Aun cuando la especificación PAS 99 y el IUMSS Handbook ISO son opciones válidas, la UNE 66177 proporciona una guía más detallada y adaptable, ya que permite a las organizaciones ajustar su enfoque de acuerdo a su contexto y necesidades específicas. Esto optimiza la efectividad del proceso y asegura que los resultados estén alineados con los objetivos estratégicos. Al aplicar el método propuesto por la norma UNE 66177, las empresas pueden mejorar la eficacia y la eficiencia de sus operaciones, al tiempo que minimizan riesgos, reducen costos y aumentan la satisfacción de sus clientes, empleados y demás partes interesadas (Ortiz Almario y Mosquera Mosquera, 2023).
Etapas bien definidas: planificación, implementación y revisión continua
La adopción sistemática de las etapas de planificación, implementación y revisión asegura que cada fase del proceso de integración se ejecute de manera coherente. Esto permite realizar ajustes continuos y mejorar la eficiencia operativa a lo largo del tiempo. Una vez llevadas a cabo las acciones de las dos fases previas, la organización debe desarrollar un plan que permita la ejecución eficaz y controlada del proyecto (García Cortés, 2016). Una planificación efectiva implica definir claramente el alcance del proyecto, establecer objetivos claros y medibles, y asignar responsabilidades. Es muy importante establecer un cronograma de actividades del plan de integración con objetivos y metas medibles y alcanzables, que estén alineados con la estrategia general de la organización y respaldados por su misión y visión (Ortiz Almario y Mosquera Mosquera, 2023). La implementación requiere una coordinación adecuada que comprende una comunicación fluida entre los departamentos y la capacitación del personal. AENOR (s. f.) resalta que “la organización debería programar el seguimiento del plan de integración con una frecuencia que permita valorar el cumplimiento de los objetivos previstos y prever los cambios al plan que permitan el éxito de la integración”. Por último, la revisión continua permite identificar áreas de mejora y realizar ajustes que aseguren que el sistema integrado de gestión siga siendo relevante y efectivo.
Conclusión
La adecuada integración de los sistemas de gestión resulta fundamental para mejorar el desempeño organizacional, especialmente en un entorno empresarial globalizado y en constante cambio. Garantizando el compromiso de la alta dirección, seleccionando el método de integración adecuado y siguiendo etapas bien definidas, las organizaciones pueden optimizar sus recursos, incrementar la eficiencia operativa, alinear los objetivos estratégicos, promover la colaboración entre departamentos y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente. Estos beneficios no solo favorecen la sostenibilidad empresarial, sino que también generan ventajas competitivas significativas. Así, resulta fundamental que las organizaciones comprendan la relevancia de integrar sus sistemas de gestión y actúen de manera proactiva para aprovechar al máximo estas oportunidades en un mercado cada vez más competitivo.
Referencias
AENOR. (s.f.). UNE 66177-2005 Guía para la integración de los sistemas de gestión. https://www.une.org/encuentra-tu-norma/busca-tu-norma/norma?c=N0033847
Asociación Española de Calidad. (2016). UNE 66177 Guía para la integración de los sistemas de gestión: Tendencias y experiencias en integración de sistemas. España: AEC. https://www.aec.es/c/document_library/get_file?uuid=2f9c8623-b422-4b34-bb66-d406418bcbf5&groupId=10128
Fernández Sarmiento, J. S., Cipagauta Esquivel, E. C., Wilches Torres, A., & Fonseca Zapata, A. I. (2024). Principales Metodologías para la Integración de Sistemas de Gestión. Revista I3+, 5(1), 9-24. https://doi.org/10.24267/23462329.1394
García Cortés, J. (2016). UNE 66177 Guía para la integración de los sistemas de gestión 5/8. Cuadernos de Calidad N° IV. Asociación Española para la Calidad (AEC). https://www.aec.es/c/document_library/get_file?uuid=2f9c8623-b422-4b34-bb66-d406418bcbf5&groupId=10128
Organización Internacional de Normalización. (2018). Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos.
Ortiz Almario, S. J. & Mosquera Mosquera, J. (2023). Método para la integración de sistemas de gestión de la calidad iso 9001:2015, sistema de gestión ambiental iso 14001:2015 y sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo iso 45001:2018; basado en la norma une 66177:2005 aplicado a una empresa del sector de la construcción e infraestructura vial en Colombia. Universidad Católica de Manizales. https://repositorio.ucm.edu.co/handle/10839/4297
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