5S en el sector público: orden, eficiencia y cultura organizacional con impacto real

Introducción

En un contexto donde las instituciones públicas enfrentan una creciente presión por mejorar su eficiencia, calidad de atención y uso responsable de recursos, la metodología 5S —comúnmente representada por su sigla en español SOLED (Selección, Orden, Limpieza, Estandarización y Disciplina)— destaca por sus herramientas prácticas, de bajo costo y alto impacto. Aunque tradicionalmente esta metodología ha sido aplicada en entornos industriales, su adaptación al sector público ha demostrado beneficios sustanciales que trascienden el simple orden físico. Por ejemplo, se observa el caso de la Municipalidad de Lima que implementó exitosamente las 5S y obtuvo el premio de oro en el Concurso Nacional 5S, organizado por la asociación peruano-japonesa AOTS en el 2022 (AOTS Perú – Japón, s.f.).

Este artículo presenta cómo la metodología 5S puede implementarse eficazmente en entidades públicas, no solo para optimizar espacios físicos y digitales, sino también para mejorar el clima laboral, reducir errores, fortalecer la cultura organizacional y generar confianza ciudadana. Se proponen ejemplos que ilustran estos beneficios y refuerzan que las 5S no son un lujo, sino una necesidad estratégica.

Desarrollo

1.Aplicación práctica: de escritorios físicos a entornos digitales

La implementación de las 5S en oficinas de la administración pública puede iniciar con acciones simples pero estratégicas. Uno de los puntos de partida más efectivos es la estandarización de los espacios de trabajo. Se proponen los siguientes ejemplos:

• Distribuir de forma funcional los cajones; por ejemplo, el uso de útiles de oficina con herramientas silueteadas (shadowboard), documentos de uso frecuente y objetos personales.
• Eliminar materiales obsoletos o duplicados que ocupan espacio y dificultan el acceso a lo esencial.
• Promover entornos visualmente ordenados que transmitan profesionalismo al ciudadano.

Este enfoque también puede extenderse al ámbito digital. La organización de los escritorios de computadoras, el uso de carpetas estructuradas con nomenclaturas claras, y el control de versiones de documentos son prácticas fundamentales. Su implementación evita errores comunes, como el envío de información desactualizada sobre trámites, que puede afectar directamente la percepción ciudadana.

Una buena práctica consiste en dedicar diariamente cinco minutos al inicio y cierre de la jornada laboral para aplicar las 5S en el espacio físico y digital. Esta rutina, sostenida en el tiempo, refuerza la conciencia sobre el orden como valor organizacional.

2. Indicadores que demuestran el valor público generado

Una de las fortalezas de la metodología 5S es su capacidad para generar impactos medibles. En entornos públicos, donde justificar los cambios con datos es clave, el uso de indicadores permite sustentar decisiones y asegurar la continuidad de las mejoras.

Desde mi formación en gestión de la calidad, una frase que me ha quedado profundamente grabada es: “lo que no se mide, no se puede mejorar”. Esta idea guía la necesidad de establecer métricas claras que permitan evaluar objetivamente los avances logrados mediante las 5S. A continuación, se proponen algunos ejemplos:

• Cantidad de metros cuadrados liberados, que previamente haya sido un espacio ocupado por materiales innecesarios.
• Porcentaje de reducción de costos de mantenimiento del mobiliario o equipos, calculado con respecto a una línea base de referencia.
• Porcentaje de la satisfacción ciudadana, captada mediante encuestas breves que evalúan aspectos como orden, limpieza y percepción de profesionalismo.
• Porcentaje de reducción de errores administrativos, con énfasis en el manejo documental relacionado con la atención al usuario.

Estos indicadores permiten evidenciar resultados claros y comunicar con efectividad los logros a la alta dirección y al personal. Mostrar el antes y después del espacio físico, o comparar el número de errores documentales previos y posteriores a la implementación, puede ser una poderosa herramienta para consolidar el compromiso con la mejora continua.

3. Construcción de cultura: cuando el hábito vence a la improvisación

El éxito de una implementación de 5S no radica solo en aplicar los principios una vez, sino en cultivar una cultura que lo mantenga. Para lograrlo, es fundamental que el personal se apropie de la metodología. Esto se puede fomentar de la siguiente manera:

• Integración de las 5S en las rutinas diarias de trabajo
• Reconocimiento a las buenas prácticas sostenidas
• Incorporación de las 5S en programas de inducción o capacitaciones internas

Cuando la metodología se asume como parte del trabajo diario y no como una campaña temporal, sus beneficios se sostienen en el tiempo. En algunas organizaciones, incluso surgieron iniciativas espontáneas donde trabajadores aplicaron las 5S en su entorno personal, como en sus hogares. Estos casos inspiran y refuerzan el vínculo entre la mejora organizacional y el bienestar personal. En consecuencia, se generan acciones solidarias como campañas de donación de ropa basada en la S de Selección.

La construcción de esta cultura representa un reto aún mayor en el sector público, donde las estructuras suelen ser más jerárquicas, los cambios toman más tiempo y puede existir mayor resistencia. Sin embargo, justamente por estas características, la implementación de 5S no solo es posible, sino recomendable, ya que promueve orden, eficiencia y compromiso en entornos tradicionalmente marcados por la inercia operativa.

4. Impacto integral: organización, ciudadanía y persona

La metodología 5S aporta valor a distintos niveles:

• Organizacionalmente: mejora la eficiencia operativa y facilita el trabajo colaborativo en entornos ordenados.
• En el servicio al ciudadano: mejora la experiencia de atención evitando demoras y errores, y proyecta una imagen institucional confiable.
• A nivel personal: contribuye al bienestar del trabajador reduciendo el estrés asociado al desorden y promoviendo una cultura de autocuidado y responsabilidad compartida.

Además, la implementación de las 5S con un enfoque sistémico contribuye a objetivos más amplios como la sostenibilidad (al reducir el desperdicio), la equidad (al ofrecer entornos dignos a todos los colaboradores), y la participación activa del personal en procesos de mejora continua.

En el sector público, estos impactos tienen mayor relevancia. Muchas veces, el ciudadano percibe a las instituciones públicas como lentas, desorganizadas o poco confiables. La aplicación de 5S puede contribuir significativamente a revertir esta percepción, al mejorar la organización interna, reducir errores en la atención y fortalecer la imagen institucional ante la ciudadanía.

Conclusiones

La implementación de la metodología 5S en el sector público no solo es posible, sino recomendable. Su adopción estratégica permite avanzar hacia instituciones más ordenadas, eficientes, humanas y enfocadas en el ciudadano. Más allá del impacto inmediato en el entorno físico, las 5S construyen una cultura de mejora continua que empodera al personal y fortalece la confianza en los servicios públicos. En tiempos de restricciones presupuestarias y demandas crecientes por resultados visibles, herramientas como esta representan una forma inteligente de generar valor público, transformando el orden en una ventaja institucional. En mi experiencia, las 5S no solo transforman espacios, sino que reconfiguran actitudes, fortalecen la disciplina colectiva y generan mejoras sostenibles en el servicio público.

Bibliografía

Aldavert, J., Vidal, E., Lorente, J. J., & Aldavert, X. (2018). Guía práctica 5S para la mejora continua: La base del Lean. Alda Talent.

AOTS Perú – Japón. (s.f.). Premio Nacional 5S. https://aotsperu.com/premio-nacional-5s/

Hirano, H. (2018). 5 pilares de la fábrica visual. La fuente para la implantación de las 5S. Routledge. https://doi.org/10.1201/9781315136219

Paulise, L. (2020, agosto 24). How To Organize Your Virtual Workplace In 5 Steps Applying 5S—Part 2. Forbes. https://www.forbes.com/sites/lucianapaulise/2020/08/24/how-to-organize-your-virtual-workplace-in-5-steps-applying-5spart-2/

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