La 5S y su relevancia en la Sociedad e Industria Peruana
El programa de 5S en el Perú puede ser más conocido de lo que parece, pues muchas organizaciones vienen desarrollando esta metodología japonesa con éxito en búsqueda de minimizar costos, ser más eficientes, reducir el nivel de accidentabilidad y hacer que las organizaciones generen mayor rentabilidad día a día. Si queremos reconocer las 5S, tenemos que identificar sus denominaciones en japonés: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Pero, para facilitar la lectura, las conoceremos con las siglas SOLED, que quiere decir Seleccionar, Organizar, Limpiar, Estandarizar y Disciplina.
El programa de 5S muchas veces es considerado como ordenar y limpiar, pero es mucho más que eso, pues radica en generar cultura y hábitos en las tres primeras S, principalmente Seleccionar, Organizar y Limpiar. En las siguientes líneas vamos a definir los conceptos básicos de cada S.
Seleccionar (Seiri): eliminar lo que no sirve y desprenderse de las cosas sin valor. Esta primera S es muy difícil para las personas de cultura latina, pues nuestros paradigmas nos han enseñado a ser cachivacheros o acumuladores de cosas antiguas; por ejemplo, los calendarios antiguos donde tenemos apuntes, los recuerdos de bautizos o adornos de más de 20 años, o encontrar un perno en la calle, luego lavarlo en gasolina y cuando está bien limpio guardarlo y decir la siguiente frase: “algún día lo voy a necesitar”, pero muchas veces nunca lo usas.
Ordenar (Seiton): un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Esta segunda S hace referencia a poder designar espacios o lugares con sus nombres respectivos y cumplir con la designación que le damos a este espacio; por ejemplo, si definimos un cajón que es para nuestras medias, luego, por el apuro, guardamos el polo, la camisa, los relojes y demás cosas donde no estaba designado con su nombre. Así también sucede en las empresas, pues muchas veces designamos espacios o áreas para almacenar cilindros, pero almacenamos bolsas u otros materiales en el espacio que definiste para cilindros.
Limpiar (Seiso): limpiar y mantener limpio tu área de trabajo y, principalmente, evitar ensuciarlo. Esta tercera S, hace referencia a poder limpiar lo que nosotros ensuciamos, pero nos hemos acostumbrado a que las personas de las empresas de limpieza sean quienes limpian nuestras áreas de trabajo y no somos capaces de simular lo que realizan en los colegios japoneses: hacer que los propios niños en las escuelas desde muy pequeños se dediquen a limpiar sus sitios de trabajo y puedan mantener la limpieza de las instalaciones. Pero, de igual forma, se busca evitar ensuciar, lo que muchas veces es más importante que limpiar, pues evitas realizar retrabajos o generar tiempos muertos; por ejemplo, al realizar el etiquetado de cilindros muchas personas eliminan la parte sobrante de la etiqueta al piso y luego tienen que pasar por ella a recogerla. Esto se puede evitar si el personal que coloca las etiquetas tiene una bolsa amarrada a la cintura y en vez de eliminar la parte sobrante de la etiqueta al piso, la eliminamos en la bolsa, lo que evitaría sobre esfuerzo, retrabajos y nos hace más eficientes en consumo de recursos.
Estandarizar (Seiketsu): mantener el programa con enfoque de procesos y que se pueda replicar cuando tú no estés. Esta cuarta S tiene como foco el hacer que los procesos queden implementados y no dependan de nadie para que se continúen con ellos; por ejemplo, si documentas como un personal de una respectiva área debe realizar el trabajo y dentro del mismo debe seleccionar, ordenar y limpiar, si luego ingresa un nuevo personal a este puesto, entonces ya tiene definido que dentro de sus actividades tiene que seleccionar, ordenar y limpiar. Esto quiere decir que el proceso está estandarizado y no necesita que haya una supervisión nuevamente para que estas actividades se realicen, pues será parte de su proceso de trabajo el tener que realizarlas.
Disciplina (Shitsuke): generar el hábito de las 3 primeras S, seleccionar, ordenar y disciplina. En esta quinta S lo que se busca es que las personas o equipos de trabajo puedan generar el hábito y por repetición puedan realizar siempre la Selección, el Orden y la Limpieza. Así como nos lavamos los dientes porque la mamá nos decía “a lavarse los dientes todos los días después de comer” y por ello, hoy te lavas los dientes después de comer, de igual forma se busca que por repetición y hábito el personal se acostumbre a realizar la selección, el orden y la limpieza en sus puestos de trabajo, en sus centros de estudio y en sus hogares.
Este programa que parece sencillo —cuyo origen se remonta a los años 60 en Toyota y en búsqueda de la mejora continua “Kaizen”— es mucho más conocido de lo que pensamos, pues diariamente buscamos formar estos hábitos, pero muchas veces no nos percatamos que estamos trabajando en ellos y solo pensamos que son super programas que no somos capaces de poder implementar en nuestras empresas.
En el Perú tenemos a la Asociación Kenshu Kiokay del Perú (AOTS Perú), la cual es una asociación privada sin fines de lucro, fundada en septiembre de 1966, que busca estrechar lazos de amistad entre Perú y Japón. Además, agrupa a profesionales técnicos y empresarios que han realizado estudios de perfeccionamiento en AOTS Japón. Así también, AOTS Perú tiene la responsabilidad de promover las becas que ofrece AOTS Japón y difundir las diferentes técnicas japonesas de gestión de calidad.
Una de las empresas que ha implementado con éxito esta metodología japonesa, soportada por AOTS Perú, es Archroma Perú S.A., la cual tiene un sistema de gestión 5S SOLED que está soportado en 7 pasos: decisión, compromiso, organización, plan, ejecución, verificación y mejora. Los tres primeros temas son trabajados por la dirección de la empresa y los cuatro últimos pasos se encuentran basados en el ciclo de Deming (PHVA). Con esta empresa, se ha demostrado su efectividad y las bases sólidas que otorga para un sistema de gestión de 5S.
Hoy en día, así como Archroma Perú S.A, existen más de 500 empresas en el Perú trabajando este programa como Industrias San Miguel (ISM), Minera poderosa, La Municipalidad de Lima, Aris industrial, CIA Industrial Nuevo Mundo, Empresa Paccu, CITEccal, Copeinca, Isacc Higa Nakamura, entre otras. Todas ellas están focalizadas en la mejora continua Kaizen.
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