La PMO como articulador de la estrategia organizacional y la entrega de valor
Una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) representa una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos (Project Management Institute [PMI], 2021). Este rol de gobernanza se manifiesta implementando procesos que permiten orientar la gestión de los portafolios, programas y proyectos, así como la integración de los entregables generados por estos esfuerzos con las operaciones continuas de la organización. El alcance de una PMO es muy diverso y depende de las necesidades de la organización en materia de proyectos, la madurez en gestión organizacional de proyectos, el patrocinio con el que cuenta para su creación y sostenibilidad, y de la escala de servicios que se brinden a los interesados de los proyectos.
En un contexto de gestión organizacional de proyectos, un sistema de entrega de valor se define como aquel conjunto estratégico de portafolios, programas, proyectos y actividades operativas claves para el crecimiento y la sostenibilidad del negocio, estructuradas para crear valor (PMI, 2021). A partir de esta definición, las organizaciones requieren desarrollar proyectos para implementar sus objetivos estratégicos, donde definir y configurar un correcto portafolio de programas o proyectos es un paso fundamental para enfocar los recursos de la organización a lograr resultados de valor. Durante esta etapa, la PMO brindará el alineamiento estratégico para asegurar que las iniciativas de proyectos a implementar apalanquen la estrategia de la organización e impulsen la generación de valor.
Luego de que las iniciativas estratégicas han sido configuradas, la PMO brindará un conjunto de servicios de gobernanza durante todo el ciclo de vida de estos proyectos implementando procesos estandarizados que permitan proporcionar metodologías, gestión de entrega, seguimiento, información, comunicaciones, manejo de conflictos, entre otras actividades que ofrezcan un marco que facilite la implementación del sistema de entrega de valor y la integración del mismo a las operaciones de la organización.
Cuando los entregables generados por los proyectos ingresan a la operación continua de la organización, la PMO formará parte del equipo de captura del valor que los resultados de los proyectos otorgan a la organización y a sus interesados, de tal manera que se puedan cuantificar y cualificar los beneficios generados por el sistema de entrega de valor. Los resultados obtenidos deberán ser comparados con los planteados inicialmente por la estrategia para retroalimentar el ciclo estratégico de la compañía con los cambios, las transformaciones o las mejoras que se requieran para hacer sostenible el modelo de negocio en el futuro.
La figura 1 muestra la articulación entre la estrategia y el sistema de entrega de valor a través de los principales servicios de gobernanza para la gestión organizacional de proyectos que brinda la PMO. A manera de ejemplo, esta articulación se ve manifestada cuando la PMO lidera o ejecuta actividades tales como el alineamiento de la iniciativas de proyecto a la estrategia, la evaluación financiera de las proyectos, la autorización de presupuestos, el soporte metodológico para la ejecución y cierre de los proyectos, la elaboración de los informes de estado del portafolio, el cálculo de los beneficios de los proyectos, y cualquier otra actividad de gobierno que posibilite el flujo de los proyectos dentro del cauce previsto durante su ciclo de vida.
Figura 1
Función de la PMO como articulador entre la estrategia organizacional y la generación de valor
Nota. La información presente en la figura está basada en los estándares del PMI® (2021).
De acuerdo con una investigación realizada el 2021 a nivel global —donde se exploraron, con alrededor de 4000 profesionales involucrados en proyectos, las tendencias en la gestión de oficinas de proyectos— las PMOs se encuentran en continua evolución, ya que se están transformando en oficinas más flexibles, adaptables y estratégicas (PMI & PwC, 2023). Esto permite que las PMOs se conviertan en impulsoras del cambio cultural y la madurez en gestión de proyectos sin descuidar la generación de resultados y la entrega de valor hacia sus clientes. Asimismo, en la investigación previamente mencionada, se destaca que una alineación efectiva de la estrategia organizacional y un correcto diseño de las funciones de las PMOs son prerrequisitos claves para permitir que brinden sus servicios enfocados en los resultados que se esperan de ellas.
En conclusión, la PMO se convierte en un articulador que permite la materialización de los objetivos organizacionales en resultados de valor. Para ello, la PMO deberá configurar una plataforma de servicios de acuerdo con las necesidades de la organización y adaptarse continuamente a los cambios del entorno en los que se desempeñan los proyectos que gobierna. La selección de los servicios para la gobernanza organizacional de proyectos que brindará la PMO deberá alinearse a las necesidades de los interesados en procesos para la gestión de proyectos, de igual manera el nivel de implementación de estos deberá enfocarse en la generación de valor hacia estos interesados.
Referencias
Project Management Institute. (2018). The Standard for Organizational Project Management. https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/organizational-project-management
Project Management Institute. (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (Seventh Edition).
Project Management Institute., & PwC. (2023). The Evolution of PMOs: Delivering Value Through xMOs. https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/value-delivery
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