La Gestión del Cambio se define como “un enfoque integral, cíclico y estructurado para la transición de individuos, grupos y organizaciones desde un estado actual a un estado futuro con beneficios comerciales previstos” (Project Management Institute [PMI], 2021, p. 244). Producido el cambio, este se visualiza en los individuos y la organización en su conjunto. Ahora bien, exploremos el cambio como un componente clave al momento de implementar nuevos servicios desde la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) como, por ejemplo, un nuevo proceso, una nueva tecnología disruptiva, la inclusión de nuevas políticas, el rediseño de artefactos, etc. En este contexto, surge en los líderes y en los equipos PMO las siguientes interrogantes: ¿es necesario gestionar cambios en los involucrados?, ¿no es suficiente una norma o ley para que el cambio se vea reflejado por sí solo en la organización?, ¿qué reacción esperamos de los colaboradores con los nuevos servicios? Estas preguntas nos invitan a reflexionar el por qué es relevante que la PMO gestione cambios en nuestros entornos organizacionales al incorporar un nuevo servicio.
Como aspecto metodológico, la Gestión del Cambio es un proceso útil que fortalece los procesos interdisciplinarios de la gestión de proyectos y portafolios. Según lo señalado por Prosci Iberia & Latam (2023), para lograr una transformación sostenible, los procesos de Gestión del Cambio deben complementarse con una sólida gobernanza organizacional que facilite a los empleados la transición hacia los cambios propuestos.
Desde el ámbito organizacional, es importante considerar que todo proceso de cambio debe ser percibido como un avance significativo en la gestión de proyectos, tanto en el área donde se desarrolla el proyecto como en el ámbito de influencia del personal de la organización. Como indica Codina (2021), el entorno en constante cambio y cada vez más competitivo mueve a las organizaciones y a sus líderes a emprender acciones, ya que se enfrentan a altas tasas de fracaso estimados en un rango del 70 % al 80 % al implementar una variedad de proyectos e iniciativas de cambio.
Desde el ámbito del personal, una investigación realizada el 2022 a nivel global por el PMI y la empresa de servicios profesionales PwC sobre la madurez en las PMO muestra que los directores de proyectos preponderan el establecimiento de relaciones sólidas, la fomentación de un liderazgo colaborativo y el desarrollo de capacidades estratégicas como elementos prioritarios para potenciar la toma de decisiones, los resultados obtenidos y el rendimiento del equipo (PMI & PwC, 2022). Esto tiene una relación directa con la Gestión del Cambio dado que las habilidades y capacidades mencionadas son esenciales para planificar el cambio, reducir resistencias y lograr una transición con éxito hacia el cambio.
En este orden de ideas, la PMO debe evaluar y considerar dentro de sus actividades el contar con un modelo propio de Gestión del Cambio o adaptar modelos existentes a la organización, como parte de su gestión diaria. En línea con esta necesidad, el PMI a través de su estándar PMBOK® séptima edición sugiere cinco modelos para abordar el cambio en nuestras organizaciones, mostrados en la siguiente figura.
Figura 1
Modelos disponibles para la gestión del cambio organizacional
Nota. Elaboración propia, basado en información del PMBOK® (2021).
Estos modelos son los siguientes:
● Modelo de Gestión del cambio organizacional, el cual consta de unos pasos cíclicos que abordan el cambio con acciones como formular, planificar e implementar el cambio, para luego gestionar la transición y finalmente mantener el cambio asegurando la continuidad de las nuevas capacidades y el cese de comportamientos anteriores al cambio.
● Modelo ADKAR® del autor Jeff Hiatt, dirigido a cualquier persona interesada en entender el proceso de cambio a nivel individual, tiene como enfoque principal ayudar a líderes y profesionales en recursos humanos a gestionar el cambio.
● Modelo de 8 pasos de Kotter, diseñado para asistir a líderes y otros involucrados en la comprensión de los retos vinculados al cambio, la creación de una visión clara, la comunicación efectiva de dicha visión, la participación activa de los empleados y el establecimiento de un sentido de urgencia, todo ello con el objetivo de lograr una transformación exitosa.
● Modelo de Virgina Satir, centrado en las comunicaciones, las relaciones y el crecimiento personal, aplicables a aspectos como el liderazgo, trabajo en equipo o cualquier otro en el que se promueva un cambio positivo en las personas y su entorno.
● Modelo de Transición del autor William Bridges, dirigido a quienes experimentan cambios sustanciales en sus vidas a nivel profesional o personal, el cual se enfoca en comprender las transiciones emocionales y psicológicas subyacentes al cambio.
Asimismo, existen otros modelos no mencionados en el PMBOK® y que son relevantes para su estudio y aplicación, como: el modelo de las 7 S de McKinsey propuesto por Tom Peters y Robert Waterman, el modelo de cambios de Kurt Lewin, entre otros.
En conclusión, en el ámbito de la gestión empresarial, se encuentran disponibles diversos enfoques destinados a facilitar la gestión efectiva de los procesos de cambio que se presentan de manera constante en las organizaciones. Es fundamental que la PMO aborde estos desafíos mediante la adaptación de dichos modelos según las necesidades específicas de su gestión. Esto implica tener en cuenta la cultura organizacional, estructuras jerárquicas u otras características internas, así como la selección e integración de un modelo o la combinación de múltiples modelos que proporcionen un marco de trabajo coherente y personalizado. De este modo, se logrará contar con un proceso de cambio propio y adecuado a las circunstancias particulares de la organización que facilite la transición de los involucrados hacia nuevas formas de trabajo o que anticipe las posibles resistencias y con ello la PMO pueda brindar su apoyo en la adopción de nuevos servicios.
Referencias
Codina, J. C. (2021). Cómo elaborar un Plan de Gestión del Cambio enfocado a resultados. Harvard Deusto Business Review, (313), 52-62. https://www.harvard-deusto.com/como-elaborar-un-plan-de-gestion-del-cambio-enfocado-a-resultados
Project Management Institute (2021). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) – Séptima Edición, Project Management Institute Inc., 2021.
Project Management Institute & PwC. (2022). Madurez de la oficina de gestión de proyectos: Lecciones del Nivel Superior Global. Thought Leadership Series. PMI. https://www.pmi.org/learning/library/es-madurez-de-la-oficina-de-gestion-de-proyectos-13630
Prosci Iberia & Latam (2023, mayo). ¿Qué es Gestión del Cambio? https://www.prosci.es/es/que-es-change-management-gestion-del-cambio