ISO 24495-1: lenguaje claro para una comunicación efectiva en las organizaciones
La norma ISO 24495-1:2023 Plain language - Part 1: Governing principles and guidelines (International Organization for Standardization [ISO], 2023) se presenta como un recurso fundamental para la comunicación efectiva debido a que prioriza al público lector. Se entiende por lenguaje claro a la forma de comunicación que prioriza al lector, basado es una estructura y diseño comprensible y accesible, más allá del contexto o la audiencia. El enfoque de la norma no solo se limita a la legibilidad, sino a cómo se comprende lo que se quiere comunicar de manera efectiva. De acuerdo con la International Plain Language Federation (s.f.), el empleo del lenguaje claro es necesario debido a que las distintas industrias y sectores se favorecen de una mejor comunicación. A partir de ello, se infiere que la norma puede otorgar ventajas competitivas en distintos sectores como la educación, las finanzas, la salud (comunicación médica), la tecnología de la información, la redacción jurídica, las ciencias puras, el marketing, entre otros. En esta nota, se presenta la estructura de la norma, los beneficios que se pueden obtener y la aplicación en casos específicos como la auditoría o la consultoría.
La norma se estructura en cinco puntos, los cuales están complementados por la introducción, los anexos y la bibliografía. Los dos primeros puntos contextualizan el ámbito de aplicación de la norma y las referencias normativas (la norma no cuenta con estos documentos). El tercer punto presenta términos y definiciones que guían la norma: lenguaje claro, lector, documento, autor, tipo de documento, imagen, diseño de información, y evaluación. El cuarto punto describe los cuatro principios: el público lector obtiene lo que necesita (relevante), encuentra fácilmente la información (visible), entiende fácilmente (comprensible), y utiliza fácilmente la información (utilizable). La relación entre los principios se puede observar en la figura 1, donde se entiende que los principios son interdependientes e influyen mutuamente.
Figura 1
Relación entre los cuatro principios de la norma ISO 24495-1:2023
Por otra parte, el quinto punto de la norma brinda información detallada sobre cuatro directrices: directrices para el principio 1: los lectores obtienen lo que necesitan (relevante); directrices para el principio 2: los lectores pueden encontrar fácilmente lo que necesitan (visible); directrices para el principio 3: los lectores pueden comprender fácilmente lo que encuentran (comprensible); y directrices para el principio 4: los lectores pueden utilizar fácilmente la información (utilizable). Las especificaciones en cada una de las directrices se pueden observar en la siguiente tabla:
Tabla 1
Especificaciones en las directrices de la norma ISO 24495-1:2023
Nota. La información de la tabla se encuentra basada en la norma ISO 24495-1:2023 (ISO, 2023).
El empleo de la norma puede generar beneficios orientados a cómo se utiliza y se comprende la información que las personas buscan transmitir. Un primer beneficio, a partir de la norma, se relaciona con la consideración de las necesidades y las habilidades del público lector, por lo que se puede lograr una comunicación accesible e idónea. Esto determina el ahorro de tiempo y recursos, pues las personas comprenden sencillamente la información sin necesidad de reinterpretaciones evitando los reprocesos. Otro beneficio se vincula con el impacto que puede producir en la audiencia. Esto porque un mensaje redactado de manera clara y comprensible fortalece la comunicación efectiva entre el emisor y el receptor, ya que se muestra información precisa, por lo que se reducen interpretaciones erróneas e incrementa la credibilidad del emisor.
Un aspecto aplicable de la norma a tomar en cuenta son las ventajas competitivas que otorga en casos específicos como las auditorías, las consultorías y otras actividades administrativas y de gestión. En el caso de las auditorías, el auditor puede beneficiar a los auditados mediante la redacción y la presentación clara y concisa de los hallazgos de la auditoría (Ortiz, 2023). Mediante la aplicación de esta norma, se pueden establecer directrices a seguir para proporcionar claridad y transparencia en los informes. Esto facilita la comunicación entre los auditores y los auditados, con lo que se establece una interpretación precisa de los resultados. Si el auditado comprende mejor los hallazgos, entonces puede realizar un análisis minucioso y, en consecuencia, adoptar medidas probablemente exitosas. Otra actividad que se puede beneficiar con la norma es la consultoría, específicamente al momento de redactar los informes de consultoría. El equipo consultor puede seguir las directrices de la norma para presentar información clara y sencilla en los documentos que envían a sus clientes. Esto contribuye a que las decisiones que deriven sean, en el mejor de los casos, efectivas. De esta manera, se fortalece la relación entre el equipo proveedor y el cliente, lo que garantiza confianza en el servicio.
En síntesis, la norma ISO 24495-1: 2023 destaca por su enfoque en la comprensión del público lector y se erige como una herramienta valiosa para la comunicación efectiva en las organizaciones. La estructura, los principios y las directrices de la norma proponen un marco que no solo se limita a la legibilidad de la información que se transmite, sino también busca que la información sea relevante, visible, comprensible y utilizable. Los beneficios de su aplicación implican una comunicación accesible y adecuada que evidencia el ahorro de tiempo y recursos e incrementa la credibilidad del emisor. Asimismo, su aplicación en contextos específicos, como las auditorías o las consultorías, contribuye con la mejora de la calidad del servicio y la presentación de los hallazgos o los resultados, lo que refuerza la relación entre auditores y auditados o equipo consultor y clientes.
Referencias
International Organization for Standardization. (2023). ISO 24495-1:2023 - Plain language — Part 1. https://www.iso.org/standard/78907.html
International Plain Language Federation. (s.f.). The Iso Plain Language Standard. https://www.iplfederation.org/iso-standard/
Ortiz, O. (14 de diciembre de 2023). El aporte de valor en las auditorías de los sistemas de gestión. Calidad al día. https://calidad.pucp.edu.pe/espacio-de-calidad/el-aporte-de-valor-en-las-auditorias-de-los-sistemas-de-gestion