Influencia de la cultura organizacional en la efectividad de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es una entidad organizacional que centraliza las actividades de gestión de portafolios, programas y proyectos. Las PMO han evolucionado desde el apoyo administrativo hasta convertirse en socios estratégicos en el éxito de las organizaciones. Su estructura y función varían según las necesidades y la madurez de la organización. Las funciones que cumple una PMO son las siguientes: estandarizar los procesos y métodos, apoyar a los proyectos y a los project managers, gestionar portafolios, mejorar las capacidades, impulsar la alineación estratégica y contribuir al logro de los objetivos organizacionales. Entre las características de una PMO se encuentran: orientada al cliente, ágil, enfoque en el valor, escalabilidad, compromiso proactivo, enfoque en la gestión de relaciones, gestión del desempeño y búsqueda de mejora continua (PMI, 2024). La cultura organizacional tiene una influencia significativa en la efectividad de la PMO. Diferentes tipos de culturas organizacionales pueden impactar de manera diversa en el éxito y desempeño de las PMO.
A partir de esta contextualización, revisaremos los principales aspectos vinculados con la influencia de la cultura organizacional en la efectividad de una PMO. Se destacará cómo los factores culturales específicos impactan en el desempeño de la PMO y su capacidad para generar valor en la organización. A continuación, revisaremos los principales aspectos.
La influencia de los valores y normas culturales en la PMO
En primer lugar, el grado de alineación entre los valores organizacionales y los objetivos estratégicos de la PMO puede afectar su efectividad. Müller et al. (2019) señalan que “la alineación de la cultura organizacional con la estrategia de proyectos es clave para el éxito de la PMO” (p. 10). Adicionalmente, se debe mencionar que la cultura orientada a la innovación y al cambio facilita la implementación de una PMO. Por otro lado, las culturas de resistencia al cambio pueden limitar la adopción de metodologías de gestión de proyectos. Aubry et al. (2007) afirman que “la resistencia al cambio en las organizaciones es uno de los principales factores que impiden la efectividad de las PMO” (p. 330). En consecuencia, superar la resistencia al cambio en el contexto de una PMO requiere un enfoque estratégico que considere la cultura organizacional, el liderazgo y una estrategia de comunicación efectiva.
El liderazgo y su rol en la gestión de la cultura organizacional para el éxito de la PMO
El liderazgo adaptativo puede mediar entre las diferencias culturales y las necesidades operativas de la PMO. Javernick-Will & Scott (2010) mencionan que los líderes que promueven una cultura de transparencia y colaboración logran mayor compromiso con las PMO (p. 252). De igual manera, la comunicación clara y efectiva refuerza la cultura organizacional y promueve la participación en los procesos de la PMO. Además, otro aspecto a considerar es que el estilo de liderazgo influye en la integración de la PMO en la estructura organizativa. Por su parte, Aubry & Hobbs (2010) afirman que “un liderazgo que no considere la dimensión cultural de la organización limita el impacto positivo de la PMO” (p. 3). En síntesis, el liderazgo adaptativo es crucial para alinear la PMO con las necesidades organizacionales, mientras que una comunicación efectiva refuerza la participación y el compromiso en sus procesos. Un liderazgo que no integre la cultura organizacional puede influir en el éxito de la PMO.
La cultura organizacional y su impacto en la generación de valor a través de la PMO
Las culturas orientadas a la eficiencia y la mejora continua optimizan el rendimiento de las PMO. Milosevic & Patanakul (2005) concluyen que "una cultura organizacional alineada con la mejora continua potencia el éxito de las PMO” (p. 183). Asimismo, la capacidad de la PMO para generar valor depende de la apertura organizacional al aprendizaje y la adaptación. Adicionalmente, la cultura de colaboración entre equipos promueve una mayor integración de la PMO en los procesos organizativos. Por su parte, Kwak & Anbari (2008) mencionan que “las PMO que operan en culturas colaborativas tienen una mayor capacidad para generar valor sostenible en las organizaciones” (p. 8).
La alineación de las funciones de la PMO con la cultura organizacional, la complejidad del proyecto y el apoyo del liderazgo son esenciales para maximizar la efectividad de la PMO. Las organizaciones con PMO bien establecidas logran mayores tasas de éxito en proyectos y mejor alineación con los objetivos estratégicos (Węgrecka-Chudzik et al., 2024). Oliveira & Martins (2020) concluyeron que la cultura organizacional influye en la eficacia de la PMO, con una variación del 43 % en el rendimiento de la PMO para las organizaciones que dependen de una oficina de proyectos. La cultura organizacional desarrolla un rol clave en la eficacia de la gestión de la cartera de proyectos (PPM) en organizaciones orientadas a proyectos (Alexandrova, 2020). Las PMO con una orientación hacia la cultura de clan, que enfatiza la colaboración y el apoyo interno, tienden a ser más exitosas en términos de desempeño organizacional y de proyectos (Alnuaimi & Joslin, 2022).
En conclusión, a partir de la revisión realizada, se confirma que la cultura organizacional influye significativamente en la efectividad y desempeño de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). El éxito de la PMO está vinculado a la capacidad de la organización para integrar la cultura con los objetivos estratégicos. Esto permite generar valor y asegurar su sostenibilidad. Para lograrlo, es fundamental que las organizaciones fomenten una cultura abierta al cambio, apoyada por un liderazgo efectivo y comunicación fluida que facilite la implementación y operación de la PMO. Asimismo, la cultura organizacional es un factor determinante en la efectividad de las PMO. Culturas que fomentan la colaboración, el apoyo interno y la orientación al mercado pueden mejorar significativamente el éxito de las PMO. Finalmente, la alineación estratégica y el apoyo del liderazgo son cruciales para maximizar la efectividad de las PMO en la gestión de proyectos y portafolios.
Referencias
Alexandrova, M. (2020). Impact of Organizational Culture on Project Portfolio Management. Proceedings of the International Scientific Conference Hradec Economic Days 2020, 10, 11–18. https://doi.org/10.36689/uhk/hed/2020-01-001
Alnuaimi, A., & Joslin, R. (2022). Analysing the impact of PMO culture on PMO success. Value co-creation in the project society. Proceedings of the 10th IPMA Research Conference “Value co-creation in the project society”, 278-294.
Aubry, M., & Hobbs, B. (2010). Project management office (PMO): A quest for understanding. Project Management Institute.
Aubry, M., Hobbs, B., & Thuillier, D. (2007). A new framework for understanding organisational project management through the PMO. International Journal of Project Management, 25(4), 328–336. https://doi.org/10.1016/j.ijproman.2007.01.004
Javernick-Will, A. N., & Scott, W. R. (2010). Who Needs to Know What? Institutional Knowledge and Global Projects. Journal of Construction Engineering and Management, 136(5), 546-557. https://doi.org/10.1061/(ASCE)CO.1943-7862.0000035 .
Kwak, Y. H. & Anbari, F. T. (2008). Project management research trends of allied disciplines. PMI® Research Conference: Defining the Future of Project Management, Warsaw, Poland. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Milosevic, D., & Patanakul, P. (2005). Standardized project management may increase development projects success. International Journal of Project Management, 23(3), 181–192. https://doi.org/10.1016/j.ijproman.2004.11.002
Müller, R., Drouin, N., & Sankaran, S. (2019). Modeling Organizational Project Management. Project Management Journal, https://doi.org/10.1177/8756972819847876
Oliveira, R., & Martins, H. (2020). Desempenho do Escritório de Gerenciamento de Projetos: Divergência de percepções entre a instrução acadêmica e a vivência profissional. Innovar-revista De Ciencias Administrativas y Sociales, 30, 119-134.
Project Management Institute. (2024). Project management offices: A practice guide. Project Management Institute.
Węgrecka-Chudzik, K., Jankowski, Ł., & Duda, J. (2024). Evolving Role of PMO in Contemporary Project Management. Communications of International Proceedings. https://doi.org/10.5171/2024.4343524
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