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LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN Y COVID-19

Sabemos que, en nuestro país, la economía no se ha reactivado en su totalidad, es por esta razón que, aún muchas empresas están preocupadas por la continuidad de sus actividades. Por otro lado, la pandemia ha generado un nivel global el aumento de la competitividad entre empresas de todos los tamaños y sectores de actividad.  Las organizaciones estudian cómo mejorar la calidad de los productos y/o servicios que ofrecen a los clientes para garantizar su continuidad y su supervivencia a largo plazo. Es en este sentido que los Sistemas de Gestión pueden tomar un papel importante en ayudar a las organizaciones a mantener un nivel adecuado de atención.

En estos momentos de crisis; requerimos mantener todas nuestras organizaciones y los procesos internos de manera ordenada; esto nos abre las posibilidades de mantener y cuidar los recursos y de generar acciones de interacción rápida.

Existen varias ventajas de contar con una norma ISO implementada en nuestra organización, mencionamos las siguientes como más importantes:

  • - Mantenimiento de los procesos de la organización
  • - Mejora de procesos no definidos para una situacion de emergencia
  • - Generación de aviones de contingencia para eventos inesperados
  • - Establecimiento de procesos de comunicación interna y con terceros
  • - La protección de datos sensibles de la información de la compañía
  • - Acciones de aseguramiento de las actividades laborales

 

Una de las normas ISO más utilizada es la ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad , norma de carácter internacional que sitúa a los clientes como el eje central del negocio, en torno a los cuales gira todo, que proporciona las pautas para llevar a cabo cabo los procesos de cambio que sean necesarios para que las empresas puedan adaptarse a la nueva realidad. Contar con los recursos necesarios para planificar la integridad del sistema de calidad, la transformación digital y la asignación de roles es esencial. Gracias a esta norma las organizaciones tienen la oportunidad de identificar las oportunidades y amenazas del mercado, así como de tomar conciencia de sus propias fortalezas y debilidades.

Uno de los principales requisitos de la norma ISO 9001, para su implementación, es que la organización cuente con procesos de gestión sólidos para garantizar la satisfacción de los clientes. En plena pandemia, la norma ISO 9001 ayuda a poner en marcha medidas de distanciamiento social y de prevención, las cuales se incorporan a los procesos de calidad.

A todo ello hay que sumar que, en tiempos de incertidumbre como el actual, es necesario que las organizaciones definan un protocolo detallado sobre cómo actuar a la hora de abordar amenazas y aprovechar oportunidades.

Teniendo todos estos puntos en cuenta, queda claro que la norma ISO 9001 proporciona a las organizaciones herramientas de seguimiento y análisis del desempeño para evaluar el impacto de la crisis de la COVID-19 en su actividad, así como herramientas de mejora. Y, por último, cabe señalar que la mejora continua es uno de los elementos más relevantes de la norma ISO 9001. Se trata de mejorar los productos y/o servicios para cumplir con los requisitos y para satisfacer las necesidades de los clientes. En la “nueva normalidad” las expectativas y necesidades de los consumidores han cambiado de forma notable.

Respecto a la norma ISO 45001:2018, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, podemos comentar que es la que mayor implicancia ha tenido en relación al impacto de la COVID-19, siendo los aspectos más resaltantes los siguientes:

  • - La inclusión de nuevos controles para mitigar los riesgos de contagio por la COVID-19.
  • - El registro e investigación de incidentes ante la presencia de trabajadores contagiados por la COVID-19. 
  • - La participación de los trabajadores y cómo se les realiza la consulta en materia de SST con los nuevos cambios al sistema de gestión. 
  • - La revisión de las acciones para abordar riesgos y oportunidades en base a los nuevos cambios presentados en el contexto de la organización y las partes interesadas, considerando evaluar cómo afecta, por ejemplo, un ausentismo laboral por efectos de Covid-19, el teletrabajo, cambios de horarios, entre otros. 
  • - La planificación de las acciones en base a los cambios ya mencionados, así como la implementación de protocolos de bioseguridad, compras de EPP, medidas preventivas de las evaluaciones de riesgo de los puestos de trabajo afectados, cumplimiento de requisitos legales y planes de emergencia. 

 

En el caso de la norma ISO 14001:2015, Sistema de Gestión de Medio Ambiente, como sabemos antes de la crisis sanitaria ya nos enfrentábamos a problemas con el entorno natural, como el cambio climático, la contaminación y la pérdida de la biodiversidad. Todos estos factores, que ya existían, ahora están conectados con la COVID-19, la cual tiene un impacto en algunos factores como los siguientes:

 

  • - La reducción del impacto ambiental, debido al uso de guantes, mascarillas y geles hidroalcohólicos, que generan contaminación, si no le damos un buen uso y si no los reciclamos de una manera adecuada. Con esta normativa estamos contribuyendo al mantenimiento y la protección del planeta.
  • - La confianza sobre los consumidores de las empresas que tienen un control sobre la gestión de la COVID-19.
  • - Si contamos con unas medidas optimas de preservación del medio ambiente y seguridad frente a la crisis sanitaria, las empresas tendrán una mayor posibilidad de acceder a las ayudas vigentes y a posibles líneas de financiamiento.
  • - La preocupación de un posible contagio es algo muy presente entre los trabajadores de las empresas. La consideración por parte de las entidades de implantar medidas de seguridad y medio ambiente para evitar los posibles contagios conlleva a que los trabajadores se encuentren más seguros en su entorno laboral y, por lo consiguiente, aumenten su productividad.

 

Sabemos que, las organizaciones que cuentan actualmente con las normas ISO certificadas deben mantenerlas y para ello las auditorías internas, de seguimiento y externas se han flexibilizado, para el caso de este último tipo de auditoría se coordina con los organismos de certificación, con el objetivo de colaborar con las organizaciones que requieren las certificaciones ISO. En este sentido, es importante informar lo siguiente:

 

  • - Los procedimientos de auditoría en modalidad virtual pueden aplicarse a la mayoría de los tipos de certificación como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o ISO 27001. Esto significa que no se realiza auditoría in situ en la organización. Las reuniones virtuales se realizan en tiempo real con los auditados a través de plataformas de comunicación, como Zoom, Skype, etc.
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  • - Existen procesos que no pueden ser llevados a cabo en modalidad virtual y es necesario realizar la auditoria in situ, para ello los organismos de certificación en coordinación con la organización establecen la metodología más adecuada para salvaguardar la salud de los colaboradores y evitar la propagación de la COVID-19. En nuestro país se cuenta con leyes y normativas a cumplir como es el caso del Plan para la vigilancia, prevención y control de la COVID-19 de acuerdo a Directiva Administrativa N°321 - MINSA/DGIESP-2021.

 

Las normas ISO de gestión pueden brindar un soporte concreto para mantener un nivel adecuado de atención y respuesta en una organización, por lo que resulta importante y beneficioso obtener o mantener una certificación ISO.

 

A continuación, se muestran los resultados estadísticos del año 2020, donde se observa la cantidad de certificados emitidos en distintos países de la región:

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En conclusión, podemos indicar que, definitivamente, aun con los cambios que las organizaciones han tenido que enfrentar y la adecuación de los organismos de certificación para poder realizar sus operaciones, los sistemas de gestión siguen siendo un buen soporte para poder enfrentar esta nueva normalidad debida a lo COVID-19.

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Susan Estrada

-Estudios de Maestría en Sistemas Integrados de Gestión (FUNIBER).
-Ingeniera Química (UNI).
-Coordinador de Proyectos de Consultoría, Instituto para la Calidad – PUCP.
-Docente del Instituto para la Calidad PUCP.
-Auditor Líder en 17025:2017 Requisitos Generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.
-Auditor Líder IRCA (TÜV Akademie Rheinland).
-Auditor Interno en ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001.
-Consultor en Implementación de los sistemas ISO 21001, ISO 9001, ISO 45001, e ISO 14001.
-Diplomatura en Dirección de Proyectos (PUCP).
-Diplomado en SSOMA Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (CESAP).
-Miembro de los Comités Técnicos de Normalización de Evaluación de la Conformidad y de Seguridad y Salud en el Trabajo - INACAL